Sistem Kanban merupakan metode manajemen proyek yang menganut pendekatan agile dan sudah sangat populer.

Sejumlah perusahaan besar, diketahui menjadikan Kanban sebagai sistem kerja yang membantu pertumbuhan bisnis mereka. Sebut saja Nike, Jaguar, Pixar, Spotify, bahkan Zara.

Nama-nama di atas, tentu sudah Anda kenal reputasinya, kan?

Tentu saja, jika Anda menaruh perhatian terhadap kemajuan bisnis atau proyek yang Anda kelola, memahami metode ini sangatlah penting. Bukan tak mungkin, metode ini akan cocok dan secara nyata membantu Anda.

Apa itu Sistem Kanban?

Sistem kanban adalah metode alur kerja yang membantu memvisualisasikan pekerjaan, memaksimalkan efisiensi, dan meningkatkannya secara berkelanjutan.

Secara istilah, kanban berasal dari bahasa jepang yang memiliki makna ‘tanda’ atau ‘papan visual’. 

Penggunaan papan visual dan kartu yang diperbaharui ketika pekerjaan mengalami progress lalu dilihat perkembangannya oleh anggota proyek menjadi cirinya.

Sistem ini sangat memperhatikan proses, dengan fokus pada pekerjaan yang seharusnya tim kerjakan dan mengabaikan hal-hal yang tidak berguna dalam proses. Dalam praktiknya, tim perlu memegang tiga prinsip berikut:

• Fokus pada harapan dan kebutuhan pelanggan
• Kelola pekerjaan dengan baik
• Tinjau dan evaluasi layanan

Perusahaan yang pertama kali menggunakan kanban dalam praktik bisnisnya adalah Toyota pada kisaran tahun 1950-an. Namun ia kemudian berkembang dan didefinisikan sebagai salah satu metode manajemen proyek pada tahun 2007.

Di era modern, papan visual ini tak hanya berbentuk material fisik. Kini, bisa juga dalam wujud software dengan elemen dan fitur yang membantu tim mengoperasikan kanban secara lebih praktis.

Simak Juga:: Deltadata Mandiri: Digital Transformation Consulting Indonesia

Contoh Sistem Kanban

Memang, pada mulanya, kanban menjadi framework bagi industri manufaktur besar yang sebelumnya sudah kami singgung, yakni Toyota.

Namun dalam perkembangannya, sistem ini mengundang perhatian banyak perusahaan dengan jenis yang variatif. Baik dari sisi lini industri, skala bisnis atau proyek, dan lainnya.

Tentu saja, dimungkinkan untuk masing-masing jenis bisnis menerapkan kanban secara berbeda-beda sesuai kebutuhan. Kami memiliki sejumlah contoh sistem kanban yang bisa Anda pelajari.

Kanban yang paling basic, umumnya memiliki tiga atau empat kolom utama dengan fokus to do, in progress, dan done. Kanban semacam ini, cocok untuk Anda aplikasikan untuk berbagai jenis proyek, bukan hanya IT.

Untuk pekerjaan yang berhubungan dengan IT seperti membuat software, Anda bisa menambahkan kolom pada contoh basic dengan sejumlah swimlanes. Elemen persegi panjang yang membagi bagian pekerjaan ini membantu tim bekerja lebih efektif.

‍Swimlanes juga bisa Anda bagi berdasarkan level prioritas pekerjaan dalam sebuah proyek untuk membuat tim lebih fokus seperti kanban berikut.

Simak Juga:: Solusi dan Keunggulan BPMN 2.0 untuk Kemajuan Bisnis Anda

Fungsi Sistem Kanban

Jika kanban dioperasikan dengan benar, maka tiga fungsi sistem berikut ini akan berjalan dan memberi pengaruh bagi kesuksesan proyek yang sedang berlangsung.

Memberikan perintah atau instruksi

Kanban bukan semata-mata tampilan visual, ia sebenarnya mewakili instruksi bagi tim untuk bekerja. Selain menjelaskan apa yang harus segera tim kerjakan, kanban juga dapat menjelaskan mana hal yang tidak perlu tim kerjakan saat itu.

Menjadi kontrol visual

Kanban mengefisiensi fungsi pemimpin dalam kontrol. Tanpa perlu berbicara panjang lebar, pergerakan kartu dalam kanban adalah kontrol visual yang bisa tim pahami dan identifikasi sendiri. Sistem ini bisa membuat tim secara otomatis menyadari progress mereka dari waktu ke waktu.

Membantu mengendalikan produksi

Khususnya dalam industri manufaktur yang mengolah bahan tertentu menjadi produk jadi, kanban akan membantu mengendalikan proses produksi. Kanban akan mengaudit proses demi proses produksi sehingga berjalan dengan efektif.

Simak Juga:: Mengenal Metode Agile: Pengertian, Tahapan & Contohnya

Keuntungan Menggunakan Sistem Kanban

Sebagaimana sudah kami singgung di awal, kanban menarik minat banyak perusahaan besar dan mapan untuk menggunakannya. Hal tersebut tak lain karena kanban menawarkan sejumlah keuntungan untuk proyek dan bisnis Anda.

Berikut ini keuntungan sistem kanban.

• Fleksibel, dalam artian sistem ini penerapannya tidak terikat waktu seperti metode lain misalnya scrum. Anda bisa menyelesaikan proyek secara terus menerus dengan satu papan kanban yang sama.
• Meningkatkan fokus, karena tim hanya akan bekerja sesuai dengan board yang mereka amati dari waktu ke waktu. 
• Meningkatkan efisiensi, karena tim tidak akan mengerjakan hal-hal tidak berguna (tidak terdapat dalam papan kanban). 
• Menghilangkan hal yang tidak produktif. Dorongan untuk fokus dari tampilan visualnya, membuat tim tidak punya waktu menganggur, mengerjakan hal tak berguna secara berulang, dan sejenisnya.
• Meningkatkan kualitas produk, sebagai efek dari proses kerja yang fokus dan serius.
• Mewujudkan produktivitas yang maksimal, karena dalam prosesnya membantu tim bekerja secara efisien.

Dengan fakta-fakta di atas, kami berpikir Anda tertarik untuk mencoba mengaplikasikan sistem kanban dalam tim Anda. Hanya saja, kemungkinan Anda masih punya kebingungan untuk memulainya, benarkah?

Jika perkiraan kami benar, Anda bisa mempertimbangkan untuk mengkonsultasikan hal tersebut kepada kami, Deltadata Mandiri.

Sebagai perusahaan yang bertitik tekan pada bantuan transformasi digital, kami berpengalaman membantu berbagai perusahaan mengaplikasikan sistem kanban. Kami juga memiliki platform kolaborasi yang praktis dan aplikatif untuk Anda uji dan rasakan dampaknya.

Silahkan hubungi Deltadata lebih lanjut untuk mendapatkan informasi terbaru, melalui email berikut: marketing@deltadatamandiri.com