Kemajuan teknologi dan transformasi digital dan perangkat lunak berbasis web dan mobile telah memberi pengguna akses yang terus-menerusdan setiap saat ke program perangkat lunak yang belum pernah ada sebelumnya.

Tren teknologi ini memungkinkan pasar sistem B2B seperti pasar perangkat lunak CMMS yang terus tumbuh untuk meningkatkan popularitas.

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), Enterprise Asset Management (EAM) menjadi sesuatu yang awam dan pasti diperlukan oleh organisasi dengan asset tersebar dan memiliki cabang di banyak tempat.

Tetapi pemilihan produk CMMS, EAM, fixed asset manajemen sering terjebak dalam focus yang keliru.

Berikut adalah jebakan yangharus diantisipasi sebelum memilih solusi CMMS dan atau EAM.

#1 Membeli Perangkat Lunak hanya Didasarkan Fungsional Saja

Seiring dengan meningkatnyacakupan dan kompleksitas perangkat lunak, pemilihan harus lebih dari sekedarfungsi.

Pemilihan yang tidak kalah penting dengan fungsional adalah pada sisikomersial, licensing, kemampuan melakukan customization, user interface danUI?

UX pengguna, kesiapan teknis calon supplier, kesiapan produk yang ditawarkan,deployment dari aplikasi, hingga mekanisme data entry, user, role dan permission harus dipertimbangkan secara matang.

Rencana Implementasi juga harusdi pertimbangkan, tidak hanya seberapa cepat perangkat lunak dapat diinstal, tetapi yang lebih penting, lamanya waktu dan tingkat kesulitan dalam mencapai sasaran dan target kinerja Anda.

Assessment awal sangat diperlukan untukkesuksesan CMMS dan EAM software.

Alur fungsi yang terlalu kompleks akanmenyebabkan sangat sulit untuk diimplementasikan, digunakan, di-custom dansulit pula membuat user termotivasi menggunakannya.

Fungsi yang terlalu “basic” akan membuat CMMS dan EAM seperti konsolidasi report dan dashboard saja.

‍

Simak Juga:: 5 Tantangan Utama Pengembangan Aplikasi Anda

#2 Pemikiran CMMS / EAM adalah Datastatis

Ketika sistem CMMS / EAM pertamakali diimplementasikan beberapa dekade yang lalu, mereka dipandang sebagai carayang efektif untuk komputerisasi proses manual yang ada.

Hanya itu! Alat CMMS /EAM tidak lebih dari penyimpanan data elektronik.

Banyak perusahaan  melakukan kesalahan bahwa tidak banyak yang berubah dari beberapa dekade yang lalu, yaitu, CMMS / EAM terutama digunakan untuk memasukkan dan menyimpan data untuk menghasilkan laporan secara teratur atau ad hoc dan dalam bentuk dashboard. Hanya itu!

Namun modern sistem menawarkan lebih banyak fungsi secara real-time.

Dengan fitur-fitur seperti notifikasi, manajemen waspada, prioritas support request,  alur kerja work order yang lebih canggih,geo-tagging lokasi asset dan spare partnya, barcode setiap part sebelum masukke cabang, pemantauan realtime dan masih banyak lagi.

Saat support request aset critical misalnya, work order proses  dapat dimulai  secara otomatis mengeluarkan perintah kerja, dan / atau memberitahu supervisor untuk bersiap dengan teknisi field, melalui email atau telepon seluler.

Fungsi ini membentuk dasar untuk pemeliharaan prediktif, yang bisa membantu mengubah system reactive atau adhoc menjadi responsive terstruktur.

#3 Hanya berfokus Pada Bagaimana CMMS / EAM akan Membantu Divisi Saat Ini

Satu kesalahan umum yang terjadi ketika perusahaan besar dan banyak situs memilih sistem CMMS / EAM adalah bahwa salah satu sumber daya perusahaan tidak cukup merencanakan, mengkomnsolidasikan dan melakukan eksekusi proyek CMMS dan EAM.

Kebutuhan masing-masing situs atau cabang mungkin ada perbedaan.

Kunci untuk memilih paket CMMS / EAM yang dapat mengakomodasi kebutuhan masing - masing cabang, serta melibatkan departemen lain dalam perencanaan, departemen logistic, keuangan, HRD dan accounting adalah contoh stakeholder yang harus dilibatkan sejak awal demi kebutuhan organisasi secara keseluruhan.

Misalnya, jika beberapa situs memilikipemasok suku cadang yang sama, pembelian regular dari situs atau cabang dapatdi-sentralisasikan dan mendapat diskon signifikan untuk akuisisi spare part dan pemeliharaan kedepan.

Sistem CMMS / EAM harus mengakomodasi semua kepentingan yang berhubungan dengan asset manajemen.

Bagaimana anda yakin UI/UX sesuai jika hanya bertanya ke tim IT?

Dan bukan perwakilan user dan HRD untuk mengerti selera dan budaya?

Bagaimana mengerti metode depresiasi dan kultur unik serta local wisdom proses depresiasi tanpa berbicara dengan finance dan accounting departemen?

Bagaimana meningkatkan usability jika belum berdiskusi dengan departemen teknis dan  field service engineers yang akanmenggunakannya?

Demikian tiga hal yang akan menghambat optimalisasi proyek maintenance fixed asset CMMS dan EAM.

Belajar dari kesalahan yang lain yang sudah mengalami  adalah biaya pembelajaran lebih cost-efektif dibandingkan dengan belajar dengan resiko internal, dengan Aset Anda Organisasi Anda.

Silahkan hubungi Deltadata lebih lanjut untuk mendapatkan informasi terbaru dan konsultasikan mengenai aplikasi aset manejemen, melalui email berikut: marketing@deltadatamandiri.com

Simak Juga:: Apa Perbedaan Antara Arsitektur Monolithic dan Microservices?